Resmi veya özel kuruluşlarda evrakların bir noktada birikmesi büyük bir yüke neden olmaktadır. Bu nedenle yasal süresi dolan şirket arşivleri, yasal belgeler ve fiş gibi kağıtların imha edilmesi gerekmektedir. Akre Group olarak, şirket arşiv kağıtlarının yasal süresini doldurduktan sonra imhasını gerçekleştirmekteyiz.

Şirket Arşivlerinin Yasal Saklama Süresi Ne Kadar?

Türk Ticaret Kanunu’na göre defter ve diğer belgelerin saklanma süresi on yıldır. On yılı geçen tüm evrak ve diğer kağıtlar yasalara uygun bir şekilde imha edilebilir. Bu aşamada dikkat edilmesi gerekilen bazı unsurlar vardır. Örneğin şirket arşiv belgeleri, mutlaka kayıt altına alınarak imha edilmelidir. Bu nedenle İmha İşlem Tutanağı tutularak imha edilen resmi belgelerin imhasına dair bir imza atılmalıdır. Bu noktadan sonra şirket arşivleri ve diğer tüm belgeler geri dönüşüme gönderilmek üzere imha edilecektir.

İmha Edilmesi Gereken Şirket Arşivleri Nelerdir?

Bu noktada aklınıza gelebilecek her türlü resmi belge, yukarıda bahsettiğimiz sürece dahildir. Örneğin işletmenin tutması gereken defterler, tutanaklar, dekont, sözleşme, fatura ve benzeri belgeler belirli süre boyunca saklanmalıdır. Ancak bir süre sonra bu belgelerin üçüncü tarafın eline geçmemesi adına imha edilmesi gerekir. Zira bu belgeler bir süre sonra büyük bir yığın haline gelir ve arşivlerde doluluk meydana gelir. İşte tam bu noktada Akre Group olarak bizler imha sürecinde sizlere yardımcı olmaktayız.

Şirket Arşiv Hurdası İmha Süreci

İmha süreci oldukça kritik bir aşamadır. Zira belgelerin tamamen güvenli bir şekilde ve gözetim altında imha edilmesi gerekmektedir. Bu noktada bizler, şirketlerin kurumsal imajına zarar vermeyecek şekilde arşiv hurdalarını imha etmekteyiz. Bu sayede hem güvenlik hem de gizlilik açısından endişe etmenize gerek kalmaz. Süreç kısaca şöyle işler:

• İmha edilecek şirket arşivleri, gerekli tutanak tutularak alınır.

• Alınan bu arşivler, derhal imha edilmek üzere imha tesisine götürülür.

• Burada imha süreci gözetim altında gerçekleşmektedir.

• İmha sürecinde tüm evraklar, tekrar birleştirilmeyecek kadar ufak parçalara ayrılarak kullanılamaz hale getirilir.

• Daha sonrasında geri dönüşüme kazandırılması adına belgeler geri dönüşüm tesislerine götürülür.

• Bu süre tamamen yasal çerçevelere sadık kalınarak gerçekleştirilmektedir.

Şirket Arşivleri Neden İmha Edilmelidir?

Gebze hurda kitap alımı yapan firmalar içerisinde bizler, şirket arşivlerinin yasal süresi dolduktan sonra onları imha etmekteyiz. Bu imha işleminin gerekçeleri ise şunlardır:

• Hem müşterilerinizin hem de sizlerin bilgilerinin gizliliği koruma altında alınır.

• Şirketin itibarı güvence altına alınır.

• Veri koruma kanununca yükümlülük yerine getirilmiş olunur.

• Veriler üzerinde tam bir denetim sağlanır ve verilerin farklı kişilere ulaşmamasını amaçlanır.

Yukarıdaki bilgilerden de anlaşılacağı üzere, şirketlerin hassas belgeleri mutlaka belirli süre dolduktan sonra imha edilmelidir. Aksi taktirde bu belgeler hem depolama hem de gizlilik sorunu oluşturur.

Şirket Arşivleri Saklama Süresine Uymamanın Cezası Nedir?

Şirket belgeleri, saklama süresi boyunca arşivlerde tutulmalıdır. Ayrıca bu belgeler yetkililerin isteği durumunda sunulmaya hazır olmalıdır. Eğer saklama süresine uyulmazsa bu durumda belirli yaptırımlar mevcuttur. Örneğin gerektiği durumlarda bu belgeler yetkililere ibraz edilemez. Bu durumda özel usulsüzlük cezası kesilmektedir. Ayrıca gerektiği durumlarda sorumlular hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur.

Öte taraftan, iş yeri yasal kayıt ve belgeleri müfettişler tarafından istenilen sürede ibraz edilmezse idari para cezası uygulanır. Bu gibi durumların önüne geçilmesi açısından şirket arşivleri yukarıda belirtildiği gibi saklanmalıdır. Süresi dolan belgeler ise uygun koşullar altında imha edilmeli ve gerekli tutanak tutulmalıdır.