Şirketlerde Yasal Defter ve Belgelerin Saklanma Süreleri

Değerli okurumuz bu makalemizde sizlere Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve Sosyal Güvenlik Mevzuatlarına göre vergi mükelleflerinin defter ve belgelerin şirketlerde yasal saklanma sürelerini güncel mevzuatlara göre açıklamaya çalışacağız.

1.Vergi Usul Kanununa Göre Zaman Aşımı Süresi

509 Seri No’lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği’nin yayınlanması ile birlikte ticari ve mesleki faaliyette bulunan vergi mükelleflerinin önemli bir kısmı elektronik defter tutmak ve elektronik belge düzenleme zorunluğu kapsamına girmiştir. Kapsama girmeyenler eskiden olduğu gibi defter tutacak ve kağıt belge düzenleyeceklerdir. Elektronik defter ve belgelerin saklanmasında bazı farklılıklar olmakla birlikte defter ve belgelerin muhafaza edilmesi gereken süreler farklı değildir.

Vergileme ile ilgili defter ve belgeler VUK’un 253’üncü maddesine göre, “Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle düzenleyerek verdikleri ve aldıkları belgelerin bir örneğini, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.”

Beş yıllık sürenin dolmasından sonra vergileme ile ilgili ibraz zorunluluğu kalmadığı düşüncesiyle iş yerinde alan işgal etmesinden kurtulmak için yok edilebilmektedir. Karar vermeden önce aşağıdaki hususları da değerlendirmek gerekir.

Defter Ve Belgelerin 5 Yıldan Fazla Sürede Saklaması Gerekli Durumlar

Defter ve belgelerin saklanma süresi 5 yıl olmakla birlikte, bazı durumlarda kayıt ve belgeleri beş yıldan daha uzun sürelerle muhafaza etme gereği bulunmaktadır.
Beş yıllık süre geçmiş olsa bile böyle durumlarda defter ve belgeleri saklama zorunluğu devam etmekte, incelenmek üzere talep edilmesi halinde incelemeye ibraz edilmesi gerekmektedir. Bunların başlıca örnekleri aşağıda olduğu gibidir.

Geçmiş Yıl Zararları

Bilindiği gibi Gelir Vergisi Kanunu’nun (GVK) 88’inci maddesine göre, gelirin toplanmasında gelir kaynaklarının bir kısmından hasıl olan zararlar(bazı istisnalarla)diğer kaynakların kazanç ve iratlarından mahsup edilir. B mahsup neticesinde kapatılamayan zarar kısmı müteakip yılların gelirinden indirilir. Arka arkaya beş yıl içinde mahsup edilemeyen zarar bakiyesi müteakip yıllarda indirilemez.
Kurumlar Vergisi Kanunu’nun (KVK) 9’uncu maddesinde zarar mahsubuna ilişki ayrıntılı düzenlemeler yapılmıştır.
Gelir ve kurumlar vergisi mükelleflerince zararın gelecek yıllara devri halinde devreden bu zararların mahsup edilebildiği yıldan itibaren 5 yıllık zaman aşımı süresi boyunca zararın oluştuğu yıla ilişkin defter ve belgelerin muhafaza edilmesi gerekecektir.

Yıllara Sari İnşaat İşleri

Yıllara sari inşaat işleri işin bittiği yılda vergilendirilmektedir. Dolayısıyla, bu kapsamdaki defter ve belgelerin de işin bittiği yılı takip eden yıldan itibaren 5 yıl süre ile saklanması gerekecektir. İşin bir yıldan daha fazla vergilendirme dönemine yayılmış olması nedeniyle işe başlanılan ilk yıldan itibaren defter ve belgelerin muhafaza edilmesi gerekir. İnşaat işi iki yıl sürmüşse ilk yıl defter ve belgeleri 6 yıl saklanmak durumunda olacaktır.
Yukarıda açıkladığımız gibi inşaat işlerinin zararla kapanması dolaysıyla yıllık beyannamede zarar ortaya çıkmışsa ayrıca zararın mahsubunun gerçekleştiği yıldan itibaren beş yıllık zaman aşımı süresi beklenecektir. Defter ve belgelerin saklama süreleri 5 yılı aşmış olacaktır.

Amortismanlar

Geçmiş yıl zararlarında olduğu gibi, bir gider unsuru olan amortismanların da gider yazıldığı yılda tevsik edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle amortismana tabi kıymetin iktisabı ile ilgili belgeler bakımından, 5 yıllık zamanaşımı-saklama süresi, kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılı başından başlar. Sabit kıymetin amortisman süresi 5 yılsa sabit kıymetin alım faturası 10 yıl saklanmış olacaktır.

KDV Mahsup ve İadesi

İlgili olduğu dönemden sonraki yıl içinde katma değer vergisi indirimi ve iadesi söz konusu olması halinde KDV’nin dayanağı olan defter ve belgelerin muhafaza yükümlülüğü beş yıl olmakla beraber istisna veya muafiyet şartlarının ihlali halinde ihlal edildiği yılı izleyen yılın başından itibaren 5 yıl daha saklanması gerekir.

Vergi Beyannamelerinin Takdir Komisyonuna Sevk Edilmesi

Beş yıllık zaman aşımı süresi dolmadan beyanların vergi idaresince, takdir için takdir komisyonuna sevk edilmesi halinde zaman aşımının işlemesi durur. Ancak duracak süre bir yılı aşamaz. Beyanlarının takdire sevk edildiğini bilen vergi mükelleflerinin defter ve belgelerini bu durumu dikkate alarak saklamaları uygun olur.

Kurumların Tasfiyesinde Defter Belgelerin Saklanma Süresi

Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 17’nci maddesi birinci fıkrasının (ç) bendine göre ,bir yıldan fazla süren tasfiyelerde tarh zaman aşımı ,tasfiyenin sona erdiği yılı izleyen yılın başından başlar. Bu tarihten itibaren beş yıl süre ile defter ve belgelerin muhafazası gerekir. Tasfiye iki yılda tamamlanmışsa tasfiyenin başladığı yılın defter ve belgeleri de muhafaza ve incelemeye yetkililerce istendiğinde ibrazı gerekir.

2. Sosyal Güvenlik Mevzuatına Göre Zaman Aşımı Süresi

İşletme çalışanları için düzenlenen özlük dosyası, ücret bordrosu, hesap pusulası fazla mesai formu, izin formları, puantaj formu vb. gibi evraklar İşletme arşivlerinde muhafaza edilmekte ancak bir süre sonra evrak sayısındaki artışa bağlı olarak bu evrakların arşivlenmeye devam edilmesi İşletmeler için bir takım zorluklar oluşturabilmektedir. Bu nedenle yasal mevzuat hükümleri gereği saklanmasına gerek kalmayan evrakların imhası yoluna gidilmektedir.
Arşivlenen evraklarının ne kadar süre ile saklanması gerektiği hususunun Sosyal Güvenlik Kanunu ve İş Kanunu yönünden farklı iki ayrı başlık altında incelemek gerekir. Her iki Kanun için farklı kıstaslar mevcuttur.
Öncelikle mevzuat hükümlerine baktığımızda İş Kanununda belgelerin saklanma süreleri düzenlenmemekle beraber hak ve yükümlülüklerde zaman aşımından yola çıkarak belgelerin saklama süreleri belirlenebilir.

Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından yayınlanan 12.05.2010 tarih – 27579 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 125 inci maddesi ile İşyeri yasal kayıt ve belgelerini saklama süresi, 2007 ve öncesi yıllar için 5 (Beş) yıl 2008 dahil sonraki yıllar için ise 10 (On) yıl olarak uygulanacağı hükme bağlanmıştır.

İş sözleşmesinden kaynaklanmak kaydıyla hangi kanuna tabi olursa olsun, yıllık izin ücreti ve aşağıda belirtilen tazminatların ve alacakların zaman aşımı süresi beş yıldır.

a) İş sözleşmesinin bildirim şartına uyulmaksızın feshinden kaynaklanan tazminat.
b) Kötü niyet tazminatı.
c) İş sözleşmesinin eşit davranma ilkesine uyulmaksızın feshinden kaynaklanan tazminat
d) Ücret alacakları.
e)Kıdem Tazminatına İlişkin Evraklar (Fesih Bildirimi, ibraname, askerlik ve evlilik vb.) 5 Yıl

Bu nedenle İşletme olarak, olası denetim ve yargı süreçlerinde sorun yaşanmaması adına çalışanlar için düzenlenen evrakların, kişinin İşletmeyle ilişkisinin kesildiği tarihi takip eden yılbaşından itibaren 10 yıl süreyle saklanmasını tavsiye etmekteyiz.
Aşağıdaki tablodan da anlaşılacağı üzere başta özlük dosyasında arşivlenen ve İşletme tarafından çalışanlar için düzenlenen dokümanlar, zaman aşımı bakımından ayrı ayrı değerlendirildiğinde, düzenlenen evrak ve belgelerin büyük kısmının kişinin hem sosyal güvenlik hem de iş kanunundan doğan haklarını ilgilendirdiği görülecektir.

İşletmenin Tutması Gereken Defterler 10 Yıl
Ücretli Yıllık İzin Kayıtları 10 Yıl
Ücretsiz İzin Kayıtları 10 Yıl
Ücret Bordrosu/Hesap Pusulası 10 Yıl
Fazla Mesai Evrakları 10 Yıl
Puantaj Kayıtları 10 Yıl
İstirahat Raporları 10 Yıl
Kısmi Süreli Sözleşme & Çağrı Üzerine Çalışma Sözleşmesi 10 Yıl
Sigortalı İşe Giriş 10 Yıl
Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 10 Yıl
Aylık Prim ve Hizmet Belgesi 10 Yıl
Ücrete İlişin Banka Kayıtları 10 Yıl
Disiplinsizlik ve Devamsızlık Tutanakları & Tutukluluk/Gözaltı Belgeleri 10 Yıl

Saklama Süresine Uyulmazsa Ne Olur?

Saklama süresine uyulmaması halinde, denetim ve incelemeler nedeniyle defter – kayıt ve belgelerin yetkili kişiler tarafından incelenmek üzere istenmesi durumunda defter – kayıt ve belgeler ibraz edilemez. Mücbir sebep olmaksızın ibraz edilmeme halinde de aşağıdaki yaptırımlar uygulanır.
Maliye mevzuatı açısından defter ve belgelerin başta vergi müfettişleri olmak üzere vergi incelemesine yetkili olanlara herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın ibraz edilmemesi halinde, özel usulsüzlük cezası kesilir, Gelir vergisi ve KDV matrahlarının re’sen takdiri yapılır, indirim konusu yapılan KDV’leri reddedilir, gerektiğinde ilgililer hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur.
Sosyal güvenlik mevzuatı açısından; işyeri yasal kayıt ve belgelerinin sosyal güvenlik denetmenleri veya müfettişler tarafından incelenmek üzere talep edilmesi halinde, mücbir sebep olmaksızın ibraz edilmemesi veya eksik ibraz edilmesi halinde idari para cezası uygulanır. Ayrıca başta asgari işçilik incelemesi olmak üzere işveren aleyhine prim tahakkuku yapılabilir.

3. Yeni Türk Ticaret Kanunu Mevzuatına Göre Zaman Aşımı Süresi

6102 Sayılı TTK tüm defter ve belgelerin saklama süresi 82.Maddede tanımlanmış olup, Ticari defter ve belgelerin saklanma süresini on yıl olarak belirlemiştir.
Kanunun 82.maddesi (1). Bendinin (a) ve (d) fıkralarında Her işletmenin saklaması gereken belgeler ve evraklar tanımlanmış olup, ilgili maddenin (5). Bendinde ise ilgili belgelerin saklama süresi on yıl olarak tanımlanmıştır.

Türk Ticaret Kanununda “ Belgelerin saklanması, saklama süresi” başlığı ile her tacirin;

a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilir ligini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
b) Alınan ticari mektupları,
c) Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
d) 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri,
sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlü olduğunu ve bu belgelerin on yıl süreyle saklanma mecburiyetini düzenlemiştir. Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, yukarıda (a) ve (d) bentlerinde sayılan belgeler ile Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilmektedir.

Saklanması zorunlu olan bu belgelerin;

a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmeleri,
b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilme ve uygun bir süre içinde kayıtların okunabilir hâle getirilebiliyor olması gerekmektedir.
Belge konusu Kayıtlar Türk Ticaret Kanunu 65 inci maddenin dördüncü fıkrasının ikinci cümlesi uyarınca elektronik ortama alınıyor ise, bilgiler; Bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilir.

Yasal Defter Ve Belgelerin Saklanması İle İlgili Aşağıdaki Hususlara Dikkat Edilmesi Gerekmektedir.

a) Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yıl sonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlamaktadır.
b) Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
c) Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanması gerekmektedir.

Defter Ve Belgelerle Diğer Kayıtların İbraz Mecburiyeti

VUK’un 256’ncı maddesine göre, defter ve belge düzeni ile ilgili maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257’nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığı’nca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike ve 3568 sayılı Kanun’un 8/A maddesi uyarınca düzenlenecek katma değer vergisi iadesine dayanak teşkil eden rapora konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler ve serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.

İbraz Ve İncelemeye Arz Etmemenin Müeyyideleri

Özel usulsüzlük cezası-para cezası

VUK’un 256’ncı maddesi ile getirilen defter, belge ve diğer kayıt ortamının yetkili makamlara veya memurlara ya da yeminli mali müşavirlere mazeretsiz olarak ibraz edilmemesi veya inceleme için arz edilmemesi halinde VUK’un mükerrer 355’inci maddesi uyarınca usulsüzlük cezası kesilir. Ancak özel usulsüzlük cezasının kesilebilmesi için;
– Defter ve belgenin ibrazını isteyen kişinin bunu bir yazı ile istemesi,
– Defter ve belgenin iş yerinde ibrazı isteniyorsa, ibraz ödevinin yerine getirilmemesi halinde durumun bir tutanakla tespit edilmesi,
– Dairede incelemeye ibraz için gönderilen yazıda zamanında ibraz etmeme veya arz etmemenin ceza kesilmesine neden olacağının bildirilmesi, gerekir.

Kaçakçılık Suçu Ve Hapis Cezası

VUK’nun “Defter ve Vesikaları Muhafaza” başlıklı 253’üncü maddesinde, “bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetin ele olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, İlgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.” Bu süre, mükelleflerin defter ve belgelerini muhafaza ve VUK’un 256’ncı maddesinde göre ibraz edilmesi gereken süre 5 yıllık zamanaşımı ile eşit olarak düzenlemiştir. Bu nedenle vergiyi doğuran olayı takip eden yılın başından başlayarak beş yıl boyunca defterlerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğü söz konusudur. Bu süre içerisinde yetkililerce istendiği halde ibraz edilmeyen defter ve belgeler VUK’un 359’uncu maddesi kapsamındaki kaçakçılık suçunun konusunu oluşturacaktır. Saklama süresi geçtikten sonra defter ve belgeler istenmeyeceği gibi istense de, ibraz etmeme nedeniyle kaçakçılık suçunun konusunu oluşturmayacaktır.
Kaçakçılık Suçları ve Cezaları Vergi Usul Kanunu’nun 359’uncu maddesinde hükme bağlanmıştır. Bunlar;
a) Vergi kanunlarına göre tutulan veya düzenlenen ve saklanma ve ibraz mecburiyeti bulunan;
1) Defter ve kayıtlarda hesap ve muhasebe hileleri yapanlar, gerçek olmayan veya kayda konu işlemlerle ilgisi bulunmayan kişiler adına hesap açanlar veya defterlere kaydı gereken hesap ve işlemleri vergi matrahının azalması sonucunu doğuracak şekilde tamamen veya kısmen başka defter, belge veya diğer kayıt ortamlarına kaydedenler,
2) Defter, kayıt ve belgeleri tahrif edenler veya gizleyenler muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar,
hakkında on sekiz aydan üç yıla kadar hapis cezasına hükmolunur.
Varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu halde, inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, bu fıkra hükmünün uygulanmasında gizleme olarak kabul edilir.
Gerçek bir muamele veya duruma dayanmakla birlikte bu muamele veya durumu mahiyet veya miktar itibariyle gerçeğe aykırı şekilde yansıtan belge ise, muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belgedir.
b) Vergi kanunları uyarınca tutulan veya düzenlenen ve saklama ve ibraz mecburiyeti bulunan defter, kayıt ve belgeleri yok edenler veya defter sahifelerini yok ederek yerine başka yapraklar koyanlar veya hiç yaprak koymayanlar veya belgelerin asıl veya suretlerini tamamen veya kısmen sahte olarak düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar, üç yıldan beş yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. Gerçek bir muamele veya durum olmadığı halde bunlar varmış gibi düzenlenen belge, sahte belgedir.
Kaçakçılık suçlarını işleyenler hakkında bu maddede yazılı cezaların uygulanması 344’üncü maddede yazılı vergi zıyaı cezasının ayrıca uygulanmasına engel teşkil etmez. Maddeye göre ziyaa uğratılan verginin 3 katı tutarında vergi zıyaı cezası kesilir.
Defter Ve Belgeleri İncelemeye İbraz Etmemenin Diğer Sonuçları
Muhafazası ve istendiğinde yetkililere ibrazı gereken defter ve belgelerin ibraz edilmemesi kanunların vergi mükellefine tanıdığı bazı imkanların kullanılamamasına yol açmaktadır.
– Ödenecek Katma Değer Vergisi’nin )KDV) hesabında tahsil edilen KDV’den mal ve hizmet alımı sırasında ödenen KDV indirim konusu yapılabilmektedir. Vergi incelemesi söz konusu olduğunda indirim KDV ile ilgili defter kaydının ve belgelerin ibrazı gerekir. İbraz talebi karşılanmazsa vergi müfettişi indirimleri kabul etmeyecektir. Mücbir sebep gibi haklı sebeplerin varlığı vergi denetimi sırasında araştırılacaktır.
– Defter ve belgelerin ibrazı için beş yıllık süre geçmiş olsa bile mahsup edilemeyen geçmiş yıl zararlarının mahsup imkanının doğduğu yılda indirilen zararın doğruluğunun vergi incelemesi sırasında ispatlanması gerekir. Bu amaçla 5 yıllık süre aşılmış olsa dahi zararın doğduğu yılın defter ve belgeleri istendiğinde ibraz için, saklanmaya devam edilmelidir.
– Yıllara sari inşaat ve onarma işleri, kurumların tasfiyesi, mükelleflerin KDV mahsup ve iadeleri söz konusu olduğunda ve amortisman kayıtlarının tevsiki gerektiğinde defter ve belgelerin tamamı veya ilgili kayıt ve belgeler ibraz edilmek üzere saklanmalıdır.

A programming language is for thinking about programs, not for expressing programs you’ve already thought of. It should be a pencil, not a pen.

There are many variations of passages of Loremasdasdss Ipsum available, but the majority have 

•  
•  
•